Constitution et règlements

Approuvé à l’AGA, du 26 mai 2001
Révision à l’AGA, du 15 mai 2008
Révision à l’AGA du 13 mai 2010
Révision à l’AGA du 19 mai 2011
Révision à l’AGA du 16 mai 2013
Révision par vote électronique en octobre 2013
Révision à l’AGA du 8 mai 2014
Révision à l’AGA du 18 mai 2017
Révision à l’AGA du 12 mai 2018

TABLE DES MATIÈRES

CONSTITUTION

1. Nom de l’Association
2. Vision et mission
3. Objectifs
4. Langues officielles
5. Autorité
6. Interprétation

RÈGLEMENTS

1.  Adhésion

1.1  Catégories de membres
1.2  Cotisations
1.3  Cessation d’adhésion
1.4 Mesures disciplinaires à l’endroit des membres
1.5 Transférabilité du statut de membre
1.6 Modifications des Règlements généraux

2.  Réunions des membres

2.1  Assemblée générale
2.2  Réunions
2.3  Procédure de vote
2.4  Procédure de vote électronique

3.  Conseil d’administration national

3.1  Gouvernance
3.2  Description du Conseil
3.3  Exigences du statut de membre du Conseil
3.4  Processus d’élection
3.5  Liaison avec les Congrès de l’Association
3.6  Réunions du Conseil
3.7  Renvoi des membres du Conseil
3.8  Rémunération des membres du Conseil

4.  Les Comités du Conseil d’administration

4.1  Description
4.2  Comité de direction du Conseil
4.3  Élections et nominations
4.4  Réunions du Comité de direction
4.5  Protection des administrateurs et des membres du Comité de direction
4.6 Renvoi d’un membre du Comité de direction

5.  Chef de la direction

6. Sénat

6.1  Description
6.2  Le rôle des sénateurs
6.3  Les restrictions imposées au Sénat

7.  Comités

8.  Sections de l’Association

8.1  Formation des sections
8.2  Direction des sections

9.  Partenariats avec des organismes

10. Gestion financière

10.1  Sceau de société
10.2  Vérificateurs
10.3  Exercice financier
10.4  Dispositions bancaires et exécution des documents
10.5  Pouvoirs du Conseil en matière d’emprunt

11. Modification des règlements

12. Dissolution de l’Association

Annexe 1

CONSTITUTION 

1.  Nom de l’Association

Le nom de l’association est Association canadienne de counseling et de psychothérapie (l’« Association »).

2.  Vision et mission

L’Association canadienne de counseling et de psychothérapie (ACCP) est une organisation nationale bilingue, vouée à l’avancement de la profession de conseiller-ère/psychothérapeute au Canada.

Pour remplir son mandat, l’Association fait la promotion de la recherche, de l’éducation, de politiques et de normes d’exercice appropriées, qui favorisent la prestation de services de counseling et de psychothérapie accessibles, compétents et responsables, touchant divers aspects du développement humain et dans le respect et l’inclusion du caractère pluraliste de la société.

L’Association souscrit aux approches thérapeutiques qui, dans le continuum des soins, ont de bons fondements théoriques compatibles avec les connaissances établies dans le domaine, qui résistent bien à l’examen scientifique et qui démontrent leur efficacité, leur sécurité et leurs bienfaits pour le client.

L’Association vise à comprendre les besoins des diverses communautés de conseillers et psychothérapeutes et de leurs clients au Canada et s’est engagée à jouer un rôle important dans la promotion et l’avancement du counseling et de la psychothérapie.

3.  Objectifs

3.1 Fournir un leadership national pour le counseling au Canada;

3.2 Offrir un forum permettant l’échange permanent d’information et le perfectionnement professionnel, ainsi qu’un débat de fond sur les questions de counseling au Canada;

3.3  Appuyer et favoriser la représentation, la constitution de réseaux et la promotion de la profession du counseling au Canada;

3.4  Fournir aux conseillers des occasions d’élaborer et de partager les pratiques exemplaires, les résultats de recherche, des mémoires et le perfectionnement professionnel;

3.5  Assurer un lien direct avec les autres associations professionnelles de counseling aux niveaux provincial, national et international, et ainsi contribuer à présenter et à atteindre les objectifs partagés avec les autres associations.

4.  Langues officielles

Les langues officielles de l’Association sont l’anglais et le français. L’une ou l’autre langue peut être utilisée comme langue de travail à l’Assemblée générale, au Conseil et au sein du Comité de direction. Les documents officiels préparés pour l’Assemblée générale et pour les réunions du Conseil, ainsi que les rapports publiés par l’Association, sont rédigés dans les deux langues.

5.  Autorité

L’Association canadienne de counseling et de psychothérapie existe en vertue des lettres patentes d’Industrie Canada datées du 28 mai 1973 et lettres patentes supplémentaires datées du 17 septembre 1999.

Les règlements initiaux ont été approuvés par le Conseil d’administration de la Société canadienne d’orientation et de consultation en mai 1967. Cette révision de la constitution et des règlements a été approuvée par vote électronique en octobre 2013.

6.  Interprétation

6.1  Dans le présent règlement et dans tous les autres règlements administratifs de l’Association, à moins que le contexte ne l’exige autrement, l’utilisation du masculin comprend le féminin et vice-versa.

6.2  Toute référence à des personnes s’applique aussi à des entreprises, des sociétés, des cabinets, des établissements, des associations, des organisations et tout autre groupement de personnes.

6.3

« Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif L.C. 2009, ch.23, y compris les Règlements établis en vertu de celle-ci et toute législation ou tout règlement qui peut les remplacer par suite de modifications ponctuelles;

 « AGA » désigne l’Assemblée générale annuelle de l’Association;

« Articles » désigne les articles constitutifs originaux ou reformulés ou les articles de modification, de fusion;

 « Association » désigne l’Association canadienne de counseling et de psychothérapie;

 « Conseil » désigne le Conseil d’administration de l’Association;

 « Section » désigne une section d’intérêts particuliers et/ou une section régionale;

 « Date d’entrée en fonction » désigne la date à laquelle le Président élu entreprend son mandat à ce titre;

 « Administrateur » désigne un membre du Conseil;

 « Assemblée générale » est défini sous 2.1;

 « Assemblée des membres » désigne notamment une assemblée annuelle ou une assemblée extraordinaire des Membres;

 « Membre » désigne, individuellement, un Membre professionnel certifié, un Membre professionnel ou un Membre invité, ceux-ci étant collectivement désignés par le terme « Membres »;

 « Résolution ordinaire » désigne une résolution adoptée par une majorité d’au moins 50 % plus 1 des voix exprimées par les Membres ayant voté sur cette résolution;

 « Dirigeant » désigne le président sortant, le président, le président élu, le trésorier, le secrétaire et le chef de la direction de l’Association;

 « Membre professionnel certifié » désigne un Membre professionnel titulaire de la désignation de Conseiller canadien certifié (« CCC »);

 « Membre professionnel » désigne un Membre qui n’est pas titulaire de la désignation CCC et comprend les membres qui sont étudiants, retraités ou qui ont reçu le titre de Membre honoraire à vie, ceux-ci étant collectivement désignés comme étant les Membres professionnels ;

 « Région » est défini sous 3.2.1.2;

 « Section régionale » est défini sous 8.1.2;

 « Règlements » désigne les règlements édictés en vertu de la Loi, dans leur version ponctuellement modifiée, mise à jour ou en vigueur;

 « Assemblée extraordinaire des Membres » comprend une assemblée réunissant toute catégorie ou toutes catégories de Membres et une assemblée extraordinaire de tous les Membres ayant droit de vote à une assemblée annuelle des Membres;

 « Résolution spéciale » désigne une résolution adoptée par une majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées par les Membres ayant voté sur cette résolution;

« Membre votant » désigne, individuellement, un Membre professionnel certifié ou un Membre professionnel, ceux-ci étant collectivement désignés par le terme « Membres votants ».

RÈGLEMENTS 

1.  Membres

L’adhésion en tant que membre à l’Association canadienne de counseling et de psychothérapie se fonde sur un modèle inclusif, qui réunit les professionnels et les organismes qui œuvrent en counseling ou dans un domaine connexe et dont la philosophie, la déontologie et les normes de soins sont compatibles avec celles de l’Association. Sauf avis contraire, tous les membres de l’Association ont le droit de vote.

1.1. Catégories de membres

1.1.1  Membre professionnel certifié
Les personnes qui détiennent le titre de Conseiller(ère) canadien(ne) certifié(e) (CCC) et un diplôme universitaire ou une expérience et une formation équivalentes et conformes aux normes et à la déontologie professionnelles de l’ACCP, telles que confirmées par le Registraire.

1.1.2  Membre professionnel

Les personnes détenant un diplôme universitaire, une scolarité post-baccalauréat, un diplôme de niveau collégial ou universitaire en counseling ou dans un domaine connexe ou ayant acquis une expérience et une formation équivalentes et conformes aux normes et à la déontologie professionnelles de l’Association, telles que confirmées par le Registraire.

Les membres professionnels ont droit à un montant de cotisation réduit. Les membres professionnels à qui l’on a décerné le titre de Membre honoraire à vie n’ont pas à payer de cotisation.

1.1.2.1  Membre étudiant
Pour être admissible à un montant de cotisation réduit pendant les études en tant que membre étudiant professionnel, la personne doit être actuellement inscrite à un programme de premier cycle, à un certificat post-baccalauréat ou à un programme menant à l’obtention d’un diplôme, d’une maîtrise ou d’un doctorat en counseling ou dans un domaine connexe auprès d’un établissement ou de son équivalent dans le cas des universités non canadiennes.

1.1.2.2  Membre retraité
Pour avoir droit à une cotisation réduite à titre de membre retraité, la personne doit avoir été Membre votant de l’Association depuis au moins une année. Les membres qui se déclarent retraités peuvent continuer d’utiliser le titre de CCC, mais ils ne peuvent aucunement pratiquer le counseling.

1.1.2.3  Détenteurs du titre de Membre honoraire à vie

Les membres professionnels qui ont reçu le titre de Membre honoraire à vie ont droit à l’exemption de cotisation. Le membre doit avoir reçu cette désignation, qui peut être attribuée aux membres qui ont apporté une contribution exceptionnelle aux buts et objectifs de l’Association.

Le nombre de membres honoraires ne devrait pas dépasser un pour cent (1 %) des membres généraux au 1^er septembre de l’année précédant l’Assemblée générale annuelle.

Les mises en candidature au titre de membre honoraire peuvent être faites par un membre de l’Association, mais doivent aussi être recommandées par le Comité de direction et obtenir l’appui d’au moins les deux tiers du Conseil d’administration.

1.1.3   Congés pour les membres agréés et professionnels

Dans des circonstances précises, telles que déterminées par le Conseil, les Membres certifiés et les Membres professionnels peuvent formuler une demande de congé auprès de l’Association. Le congé est considéré comme une situation temporaire dans le cadre du statut plus large de membre. Seuls les membres certifiés et les membres professionnels peuvent formuler une demande de congé, et pour ce faire, ils doivent être membres en règle au moment de soumettre leur demande. Pendant la période où le congé est en vigueur, les membres :

a) ne doivent pas pratiquer le counseling;

b) paient une cotisation au montant réduit, qui équivaut au tarif de la catégorie « Retraité » et qui est conforme au Guide des tarifs en vigueur au moment de la demande;

c) sont exemptés des frais supplémentaires, comme les frais de CCC, jusqu’à l’échéance de leur congé;

d) ont droit à une prolongation des délais prescrits (comme pour l’achèvement des crédits d’éducation permanente relativement au maintien du statut de CCC) qui équivaut à la période où ils sont détenteurs d’un statut de membre en congé;

e) ont le droit, en tout temps durant leur période de congé, de demander d’être réintégrés dans leur catégorie de membre antérieure sans devoir soumettre à nouveau de la documentation.

Voici quelques catégories et critères applicables aux congés des membres certifiés et des membres professionnels :

1.1.3.1  Congé parental

Le demandeur peut obtenir, à la discrétion du Registraire, un congé parental pour une période comprise entre six (6) mois (minimum) et deux (2) ans (maximum), pourvu qu’il ou elle :

indique les dates et la durée (deux années au maximum) de la période envisagée pour le congé parental, ce qui inclut habituellement la date prévue pour l’accouchement ou pour l’arrivée d’un enfant adopté.

1.1.3.2  Congé de maladie ou d’invalidité
Le demandeur peut obtenir, à la discrétion du Registraire, un congé de maladie ou d’invalidité pour une période comprise entre six (6) mois (minimum) et deux (2) ans (maximum).

1.1.3.3  Congé sabbatique ou différé

Le demandeur peut obtenir, à la discrétion du Registraire, un congé sabbatique ou différé pour une période continue comprise entre un (1) an (minimum) et deux (2) ans (maximum), pourvu qu’il ou elle fournisse une lettre précisant la nature et la durée du congé sabbatique. Le congé sabbatique ou d’études différées est disponible à des fins de counseling et de recherche dans le domaine du counseling seulement.

Les membres qui obtiennent un congé sabbatique ne sont plus admissibles à d’autres congés sabbatiques pendant les 6 années suivant la fin de leur congé antérieur.

1.1.3.4 Discrétion du Registraire

Le Registraire peut prolonger la période de congé pour l’une ou l’autre des catégories de congé citées ci-dessus, à condition que le membre ait fourni une documentation appropriée et suffisante.

1.1.4  Membre invité

Personnes ou groupes qui ne sont pas admissibles à devenir membres votants et qui œuvrent en counseling ou dans un domaine connexe et dont la philosophie, la déontologie et les normes de soins sont conformes à ceux de l’Association.

 Les membres invités sont évalués et confirmés par le Registraire ou par le Comité de direction au cas par cas, conformément aux politiques établies au besoin par le Conseil d’administration.

1.1.4.1  Membre invité individuel
Personnes qui, bien qu’elles aient payé leur cotisation à l’Association, ne sont pas admissibles en tant que membres votants, mais qui s’intéressent à la réussite, au rôle et à la fonction de l’Association.

1.1.4.2  Association membre invitée
Toute agence ou organisation n’étant pas nécessairement impliquée activement en counseling ou dans un domaine relié au counseling, mais ayant un intérêt pour le bien-être, le rôle et le fonctionnement de l’Association. Ceci comprend toutes les organisations associées réciproques ainsi que les agences ou organisations qui ont payé leur cotisation à l’Association.

1.2 Cotisations

1.2.1 Les cotisations sont payées annuellement.

1.2.2 Le montant de la cotisation pour être membre sera déterminé, le cas échéant, par le Conseil.

1.2.3 Un avis de renouvellement est envoyé à chaque membre par le siège social avant l’anniversaire de l’adhésion initiale.

1.2.4 Seuls les membres en règle pourront exercer les droits que leur confère leur statut de membre.

1.3  Cessation d’adhésion

1.3.1 L’adhésion d’un Membre à l’Association cesse lorsque :

1. le Membre décède ou, dans le cas où il s’agit d’une corporation, la corporation est dissoute;
2. le Membre ne maintient pas la qualification requise pour être membre et décrite dans les articles sur les conditions d’adhésion des présents règlements généraux;
3. le Membre démissionne en soumettant une lettre de démission au Siège social de l’Association; le cas échéant, cette démission entrera en vigueur à la date indiquée dans la lettre de démission;
4. le Membre est expulsé en vertu de l’alinéa 1.4 ci-dessous;
5. l’adhésion du Membre vient à échéance;
6. l’Association est liquidée ou dissoute.

1.3.2 Sous réserve des statuts, lors de la cessation de son adhésion, les droits du Membre, y compris tous ses droits de propriété à l’égard de l’Association, prennent fin automatiquement.

1.4 Mesures disciplinaires à l’endroit des Membres

1.4.1 Le Conseil est autorisé à suspendre ou à expulser tout membre de l’Association pour l’un ou plusieurs des motifs suivants :

1. contravention à l’une des dispositions des statuts, des règlements généraux ou des politiques écrites de l’Association;
2. contravention à la Constitution ou au Code de déontologie de l’Association;
3. comportement pouvant être nuisible à l’Association, tel que déterminé par le Conseil à son entière discrétion;
4. tout autre motif que le Conseil, à son entière discrétion, juge raisonnable et qui a trait à la mission de l’Association.

1.4.2 Dans le cas où le Conseil juge qu’un membre doit être expulsé ou suspendu en raison de l’occurrence d’un événement décrit en 1.4.1 (a), (c) ou (d), le Président, ou tout autre dirigeant désigné à cette fin par le Conseil, donnera au Membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et fournira les motifs à l’appui de la suspension ou de l’expulsion.  Le Membre peut soumettre par écrit au Président, ou à tout autre dirigeant désigné à cette fin par le Conseil, une réponse à l’avis reçu au cours de ce délai de vingt (20) jours. Si aucune représentation écrite n’est reçue par le Président, ou par un autre dirigeant désigné à cette fin par le Conseil, le Président ou l’autre dirigeant désigné par le Conseil à cette fin peut effectivement aviser le Membre que ce dernier est suspendu ou expulsé en tant que membre de l’Association. Si, par contre, une réponse écrite est reçue en vertu du présent article, le Conseil la prendra en considération au moment de prendre la décision sans appel et communiquera cette dernière au Membre dans un délai de vingt (20) jours suivant la date de réception des représentations écrites. La décision du Conseil sera définitive et obligatoire pour le Membre, sans autre droit d’appel.

1.4.3 Si le Conseil juge qu’un Membre doit être expulsé ou suspendu en raison de l’occurrence d’un événement décrit en 1.4.1 (b), il faudra traiter de la question conformément aux politiques, aux procédures et aux lignes directrices établies ponctuellement par le Conseil.

1.4.4 Dans le cas où un Membre expulsé ou suspendu est un praticien titulaire d’un permis dans une province ou un territoire où les titres ou les activités liés au counseling sont réglementés, le Conseil informera l’Ordre professionnel concerné des mesures qu’il a prises concernant l’expulsion ou la suspension du Membre.

1.4.5 Si le Membre expulsé ou suspendu est détenteur d’une assurance responsabilité par l’entremise de l’Association, le Conseil se chargera d’informer l’assureur des mesures qu’il a prises concernant l’expulsion ou la suspension du Membre.

1.5 Transférabilité du statut de membre

1.5.1 Le statut de Membre de l’Association n’est pas transférable, sauf si le transfert est approuvé par le Conseil.

1.6 Modifications des Règlements généraux

1.6.1 En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, il faut une résolution spéciale des Membres pour modifier un élément quelconque de l’article 1 des Règlements généraux si ces modifications portent sur les droits ou conditions des membres décrits dans les alinéas  197(1)(e), (h), (l) ou (m).

2.  Réunions des membres

2.1  Assemblée générale
2.1.1 L’Assemblée générale comprendra tous les Membres votants qui auront le droit de recevoir un avis de présence et de vote à toutes les réunions des membres.

2.2  Réunions

2.2.1 Il doit y avoir une Assemblée générale (l’AGA) au moins une fois par année financière et au plus quatorze mois après la tenue de l’assemblée annuelle précédente.

2.2.2 L’avis indiquant le jour, l’heure et le lieu d’une réunion des membres sera envoyé par l’Association à chaque membre ayant droit de vote à la réunion de la manière suivante :

a) par la poste, messagerie, livraison personnelle sous la forme d’une lettre ou dans le bulletin de l’Association à chaque membre ayant droit de vote à la réunion, dans un délai de 21 à 60 jours avant la journée de la tenue de la réunion; ou

b) par téléphone, électroniquement et/ou autre moyen de communication à chaque membre ayant droit de vote à la réunion, dans un délai de 21 à 35 jours avant la journée de la tenue de la réunion.

2.2.3   Si les administrateurs ou les membres de l’Association convoquent une réunion des membres conformément à la Loi, ces administrateurs ou membres, selon le cas, peuvent déterminer que la réunion se tiendra, conformément à la Loi, entièrement par l’intermédiaire d’un moyen de communication téléphonique, électronique et / ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion.

2.2.4 Le quorum d’une réunion des membres ou de l’AGA est de 50 membres votants minimum.

2.2.6 L’omission accidentelle de donner un avis à un membre qui aurait dû en recevoir un, ou sa non-réception par un membre votant, n’invalide pas les délibérations menées lors de la réunion.

Le Conseil convoquera une Assemblée extraordinaire des Membres, sur requête écrite de la part des Membres votants représentant pas moins de 5 % des droits de vote. Si les Administrateurs ne convoquent pas une assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la requête, tout Membre ayant signé la requête peut alors convoquer l’assemblée.

2.3 Procédure de vote

2.3.1 Chaque membre votant aura droit à un (1) vote dans toutes les procédures pour lesquelles il a le droit de vote. Les membres invités n’auront en aucun cas le droit de voter.

2.3.2 Les membres ne peuvent pas voter par procuration.

2.3.3 Sauf stipulation contraire dans les présents Règlements, il faut la majorité des voix pour prendre une décision, quelle que soit la question en jeu. Dans le cas d’un partage des voix, le Président disposera d’un vote prépondérant ou décisif.

2.3.4 Pour toutes les questions soumises à un vote, une déclaration du Président établissant qu’une résolution a été prise ou rejetée constitue une preuve concluante, à moins qu’un membre votant ne réclame que la question soit soumise au scrutin.

2.4 Procédure de vote électronique

2.4.2 Chaque membre votant aura droit à un (1) vote électronique dans toutes les procédures pour lesquelles les membres votants ont le droit de voter.

2.4.3 Un Membre qui a droit de vote à une Assemblée des Membres peut voter par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, à condition que l’Association dispose d’un système qui :

1. assure la collecte des voix selon une méthode permettant leur vérification subséquente et
2. permet que le dépouillement du scrutin soit présenté à l’Association sans qu’il soit possible de déterminer dans quel sens chaque Membre a voté.

2.4.4 Les membres ne peuvent pas voter par procuration.

2.4.5 Les questions soumises au vote électronique se limiteront aux points pour lesquels le CA aura jugé qu’ils sont d’une importance majeure et qu’ils nécessitent un taux de réponse le plus large possible de la part des membres. Les votes électroniques sont menés à la discrétion du Comité de direction avec l’approbation du Conseil d’administration.

2.4.6 Sauf stipulation contraire dans les présents Règlements, il faut la majorité des voix pour prendre une décision, quelle que soit la question en jeu. Dans le cas d’un partage des voix, le Président disposera d’un vote prépondérant ou décisif.

2.4.7 Pour toutes les questions soumises à un vote, une déclaration électronique du Président établissant qu’une résolution a été prise ou rejetée constitue une preuve concluante, à moins qu’un membre votant ne réclame que la question soit soumise au scrutin.Cette déclaration sera transmise par courriel à tous les membres votants par l’entremise du siège social et suivant des procédures sécurisées.

2.4.8 En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, il faut une résolution spéciale des Membres pour modifier un élément quelconque des règlements généraux de l’Association visant à changer ce mode de scrutin pour les membres absents à une Assemblée des Membres.

3. Conseil d’administration national

3.1 Gouvernance

3.1.1 Les Administrateurs géreront et superviseront l’administration et les activités de l’Association. Sans préjudice de la portée générale de ce qui précède, le Conseil d’administration déterminera l’orientation à long terme de l’Association.

3.1.2 Le Conseil se composera du nombre d’administrateurs prévu dans les statuts. Si les statuts prévoient les nombres minimal et maximal d’administrateurs, le Conseil se composera du nombre fixe d’administrateurs déterminé ponctuellement par une résolution ordinaire des Membres ou, si la résolution ordinaire en délègue le pouvoir aux administrateurs, par résolution du Conseil. Le nombre minimal d’administrateurs est fixé à trois (3), dont au moins deux ne sont pas des dirigeants, ni des employés de l’Association ou d’organismes affiliés.

3.2 Description du Conseil

3.2.1 Le Conseil de l’Association est constitué  :

3.2.1.1 du président, du président élu et du président sortant; (les « Administrateurs élus »), qui seront élus selon les dispositions suivantes :

a) Les administrateurs élus le sont à la fois en tant que Dirigeant et Administrateur de l’Association.

b) Le Président élu entre immédiatement en fonction en tant que Dirigeant de l’Association lors de la première réunion du Conseil suivant son élection (« Date d’entrée en fonction ») et remplit les fonctions de Président élu pendant deux ans.

c) Jusqu’au 1^er anniversaire de la Date d’entrée en fonction, le Président élu ne remplit ses fonctions qu’en tant que Dirigeant et sert de conseiller auprès du Conseil, avec le droit d’assister aux réunions des administrateurs, mais sans droit de vote.

d) Au 1^er anniversaire de la Date d’entrée en fonction, le Président élu commence son mandat en tant qu’Administrateur et remplit ses fonctions pour un mandat de quatre ans.

e) Au 2^e anniversaire de la Date d’entrée en fonction, le Président élu occupe le poste de Président et remplit ses fonctions à la présidence pendant deux ans.

f) Au 4^e anniversaire de la Date d’entrée en fonction, le Président occupe le poste de Président sortant et remplit ses fonctions à ce titre pendant deux ans.

g) Au 5^e anniversaire de la Date d’entrée en fonction, le Président sortant cesse d’être un Administrateur, mais il reste un conseiller auprès du Conseil, avec le droit d’assister aux réunions des Administrateurs, mais sans droit de vote.

3.2.1.2 Treize directeurs provinciaux élus, un par région, sauf au Nouveau-Brunswick, au Québec et en Ontario, où il y a un francophone et un anglophone pour chaque province. Chaque Administrateur délégué d’une Région sera élu uniquement par les Membres votants dont la résidence principale ou le lieu de travail se trouve dans ladite Région. Les « Régions » désignent les zones géographiques à l’intérieur du Canada, telles que déterminées au besoin par le CA (désignées individuellement par le terme « Région »). Le directeur de la Colombie-Britannique représente aussi le Yukon, celui de l’Alberta représente également les Territoires du Nord-Ouest et celui du Manitoba représente aussi le Nunavut. L‘administrateur d’une région doit avoir son lieu principal de résidence ou de travail dans la région qu’il représente.

3.2.1.3 Les Administrateurs peuvent nommer un ou plusieurs administrateurs supplémentaires qui rempliront un mandat se terminant au plus tard à la clôture de l’AGA suivante, mais le nombre total d’administrateurs ainsi nommés ne dépassera le tiers (1/3) du nombre d’administrateurs élus lors de l’AGA précédente.

3.2.1.4 Une personne ne peut pas remplir simultanément les fonctions de Dirigeant élu et d’Administrateur délégué, sauf dans le cas du Trésorier, qui doit être élu au sein du Conseil en place.

3.3  Exigences du statut de membre du Conseil

3.3.1 Participation au travail de l’Association.

3.3.2 Est un membre votant.

3.3.3 Posséder des connaissances ou des compétences dans l’un ou plusieurs des domaines dirigés par le Conseil : la politique, les finances, les programmes, le personnel et la représentation.

3.3.4 Une personne ne peut pas siéger au CA en même temps que des membres de sa famille ou d’autres personnes avec lesquelles elle a des relations directes d’affaires ou des relations personnelles qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts.

3.4  Processus électoral

3.4.1 Le vote s’effectue uniquement par bulletins électroniques, sauf dans les rares cas où un membre n’a pas accès au courriel ni à l’internet, ou lorsqu’un membre demande d’utiliser un bulletin de vote en format papier à titre d’accommodement (p. ex. un bulletin en braille).

3.4.2 Les administrateurs délégués sont élus par acclamation ou à la suite d’un vote parmi les membres votants de chaque province ou territoire participant à cette élection conformément à l’article 3.2.1.2.

3.4.3 Cette élection a lieu avant l’Assemblée générale annuelle.

3.4.4  L’administrateur délégué assumera son poste à la première réunion du Conseil d’administration suivant son élection ou son acclamation. Le mandat de l’administrateur sera de deux ans à compter de la date à laquelle il ou elle a assumé son poste, et demeurera en vigueur jusqu’à la première réunion régulière du Conseil d’administration à laquelle de nouveaux représentants régionaux assumeront leur poste conformément à l’article 3.4.

3.4.5 Un administrateur délégué peut être réélu pour servir un deuxième mandat consécutif, après quoi il n’est plus éligible à ce titre pour une période de deux ans.

3.4.6 Conformément à l’article 132(6), un administrateur qui a représenté une région peut, au moment d’un changement d’emploi ou de lieu principal de résidence qui l’amène à résider dans une autre province ou territoire, se présenter aux élections ou pour acclamation en tant qu’Administrateur délégué représentant sa nouvelle province ou son nouveau territoire de résidence aussitôt qu’il cesse de représenter la région précédente, pourvu que la durée consécutive de son service n’excède pas quatre ans.

3.4.7 Lorsqu’une personne est nommée ou élue par le Conseil pour combler une vacance au sein du Conseil, elle ne remplit que la partie non expirée du mandat de son prédécesseur.

3.4.8 Le Conseil est considéré comme continuant d’exister en tout temps en dépit de toute modification dans sa composition, et il peut aborder, poursuivre et remplir tout rapport, délibération ou autres affaires à l’étude avant une nomination par intérim ou une élection.

3.4.9 Les responsabilités et les devoirs des administrateurs sont décrits dans la plus récente version des Politiques et procédures de l’Association.

3.5 Liaison avec les Congrès de l’Association
Le siège social de l’Association organisera un congrès national annuel, en s’occupant de la planification de l’événement, des soutiens financiers et des communications, ainsi que des autres éléments comme stipulé dans une entente contractuelle avec les organisateurs régionaux. Le siège social de l’Association assurera la fonction de comité d’organisation du congrès.

3.6 Réunions du Conseil

3.6.1 Le Conseil d’administration doit se réunir au moins une fois par an. Les réunions sont ouvertes à tous les membres votants de l’Association.

3.6.2 Le siège social doit faire parvenir un avis d’une réunion du Conseil à tous les membres en règle au moins 15 jours avant la date prévue. Un avis écrit comportant le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée et la nature générale des affaires qui seront traitées doit être envoyé, soit personnellement, soit en envoyant l’avis à chaque membre par la poste sous la forme d’une lettre, dans le bulletin de l’Association, soit par courriel envoyé à la dernière adresse qui figure sur la liste des membres de l’Association ou, si aucune adresse n’y figure, à la dernière adresse du membre que possède le Secrétaire de l’Association.

3.6.3 Le quorum des réunions du Conseil d’administration est de 50% plus un directeur délégué, à l’exclusion des sièges vacants.

3.6.4  Chaque dirigeant et directeur délégué, qu’il soit nommé ou élu, ont le droit de vote, à moins que ce soit stipulé autrement à 3.2.1.1.

3.6.5 A moins d’indication contraire, le Conseil d’administration doit établir ses propres règles pour le déroulement et la procédure des réunions du Conseil.

3.6.6 Les réunions du CA peuvent se tenir en personne ou par conférence téléphonique. Les directeurs qui y participent sont considérés présents à la réunion et leur présence est prise en compte dans la détermination du quorum

3.7 Renvoi des membres du Conseil

3.7.1 La radiation d’un dirigeant élu ne peut se faire que par le biais d’une résolution adoptée au cours d’une Assemblée générale extraordinaire. Un administrateur délégué peut être démis de ses fonctions par une résolution adoptée par les membres votants de la région qu’il représente.

3.8 Rémunération des membres du Conseil

3.8.1 Les administrateurs du Conseil assumeront leurs fonctions sans rémunération.

3.8.2 Les administrateurs ou dirigeants sont rémunérés pour des dépenses raisonnables occasionnées par leurs fonctions de la manière déterminée ponctuellement par le Conseil d’administration.

3.8.3 Les administrateurs ou dirigeants peuvent aussi, par résolution, bénéficier d’une indemnité particulière pour services rendus au nom de l’Association, dans la mesure où de tels services sont approuvés par le Conseil et ont été fournis d’une manière soucieuse d’éviter tout conflit d’intérêts par l’administrateur ou le dirigeant.

4.  Les comités du Conseil d’administration

4.1 Description

Le Conseil peut, de façon ponctuelle, nommer tout comité ou autre organisme consultatif, s’il le juge nécessaire ou approprié, en lui conférant les pouvoirs qu’il juge souhaitables. Un tel comité peut formuler ses propres règles de procédure, sous réserve des règlements et directives que peut édicter ponctuellement le Conseil. Le Conseil peut, par résolution, démettre de ses fonctions tout membre d’un comité.

4.2 Comité de direction du Conseil

4.2.1 Le Comité de direction sera composé du président élu, du président, du président sortant et du trésorier, ainsi que des personnes nommées en vertu des paragraphes 4.2.4 ou 4.2.5, s’il y a lieu.

4.2.2 Le Chef de la direction aura le droit d’assister aux réunions du Comité de direction qui ne sont pas tenues à huis clos, mais il n’aura pas le droit de vote.

4.2.3 Le Secrétaire aura le droit d’assister aux réunions du Comité de direction qui ne sont pas tenues à huis clos, mais il n’aura pas le droit de vote.

4.2.4 Lorsque les membres du comité de direction ne parlent qu’une seule et même langue officielle, un administrateur parlant couramment l’autre langue officielle doit être nommé comme consultant auprès du comité de direction.

4.2.5 Le Conseil peut, sur recommandation du président, nommer au Comité de direction des administrateurs, selon les besoins, en vue d’en faire un organe efficace. Dès leur nomination, ces administrateurs deviennent des membres votants du Comité de direction.

4.2.6 Le quorum d’une réunion du Comité de direction correspond à la majorité des membres votants qui le composent.

4.2.7 Les tâches et responsabilités du Comité de direction du Conseil seront telles que décrites dans la plus récente version des Politiques et procédures de l’Association, mais elles ne comporteront pas le pouvoir de :

a) soumettre aux membres toute question ou matière nécessitant l’approbation des membres;

b) de combler une vacance parmi les administrateurs ou au poste d’expert-comptable, ni de nommer des administrateurs supplémentaires;

c) émettre des titres de créance, sauf si les administrateurs l’ont autorisé;

d) approuver tout état financier dont il est fait mention à l’article 172;

e) adopter, modifier ou abroger des règlements généraux;

f) déterminer les contributions ou les sommes exigibles des membres.

4.3 Élections et nominations

4.3.1 Le mandat du président élu de l’Association est d’une durée de deux ans, tel que stipulé dans l’article 3.2.11, à compter de l’ouverture de la réunion du CA précédant l’Assemblée générale annuelle, une année impaire, et se terminant deux ans plus tard, au début de la réunion du CA précédant l’Assemblée générale annuelle de l’année impaire suivante.

4.3.2 À la première réunion du Conseil suivant l’AGA durant la deuxième année de son mandat de deux ans, le président élu deviendra président. Si le Président élu a pris la relève pour compléter le terme de son prédécesseur, ceci ne le disqualifie pas pour remplir son mandat normal comme président.

4.3.3 L’élection du président élu se fait à la suite d’un vote électronique et par correspondance auquel participent les membres votants de l’Association. L’élection a lieu avant l’Assemblée générale annuelle, l’année qui précède la fin du mandat du président élu antérieur. Le processus d’élection du président élu et/ou du président, si nécessaire, est organisé conformément à la procédure et aux politiques établies ponctuellement par un comité électoral mis en place par le Conseil. S’il n’y a qu’un seul candidat au poste de président élu, sa candidature doit être soumise au Comité de direction pour approbation avant la nomination par acclamation.

4.3.4 Le trésorier est nommé par le Conseil et choisi parmi les membres de ce dernier sur la recommandation du président et du président élu.

4.3.5 Nommé par le conseil d’administration, le poste de secrétaire est un poste sans droit de vote que remplit le chef de la direction ou un membre désigné du personnel du bureau national de l’ACCP qui est recommandé par le chef de la direction. Le secrétaire est responsable de la garde et du maintien des dossiers de l’Association.

Les nominations du Trésorier et du Secrétaire ont lieu lors de la première réunion du Conseil précédant l’AGA durant laquelle le président élu entreprend son mandat, ou aussitôt que possible après celle-ci.

4.3.6 Si le président élu est dans l’impossibilité d’occuper son poste de président au début de son mandat, on tiendra une élection pour les deux postes de président et de président élu. 

4.3.7 Si le président est dans l’impossibilité de terminer son mandat en tant que président, le président élu occupera le poste de « président par intérim », et le règlement 4.2.5 peut être cité pour assurer la bonne marche des activités.

4.3.8 Si le président-élu est dans l’impossibilité de terminer son mandat en tant que président-élu, un appel de recrutement pour sa position prendre place en accordance avec le règlement 3.4.

4.4 Réunions du Comité de direction

4.4.1 Le Comité de direction se réunit à la demande du président ou selon l’échéancier que ce Comité s’est fixé. La réunion ne requiert pas un avis formel adressé aux membres ou au Conseil.

4.4.2 Une réunion du Comité de direction peut être menée par téléconférence. Les administrateurs ou dirigeants qui participent à une téléconférence sont considérés comme étant présents à la réunion.

4.4.3 Les irrégularités ou les erreurs faites de bonne foi n’invalident pas les actes réalisés lors des réunions du Comité de direction.

4.4.4 À moins d’indication contraire, directement citée ici ou dans toute autre législation applicable, le Comité de direction doit établir ses propres règles en ce qui concerne la fréquence et le lieu des réunions, ainsi que pour la procédure régissant les réunions.

4.5 Protection des administrateurs et des membres du Comité de direction

4.5.1 Un administrateur et dirigeant de l’Association, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de l’Association:

a. de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes posés ou de choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements;

b. de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’Association, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

4.5.2 Aucun administrateur ou dirigeant n’est responsable des actes d’aucun autre employé, dirigeant ou administrateur.

4.5.3 Aucun administrateur ou dirigeant n’est responsable d’une quelconque perte ou d’un quelconque dommage attribuable à une faillite, à une insolvabilité ou à un acte fautif émanant de toute personne, entreprise ou compagnie constituée en personne morale qui fait affaire avec l’Association.

4.5.4 Aucun administrateur ou dirigeant n’est responsable d’une quelconque perte due à une méprise ou à une erreur de jugement ou à un acte réalisé dans le cadre de ses fonctions dans l’Association, à moins d’avoir agi frauduleusement, malhonnêtement ou de mauvaise foi.

4.5.5 Les administrateurs ou les dirigeants peuvent invoquer l’exactitude de toutes les déclarations ou de tous les rapports préparés par le vérificateur de l’Association et un administrateur ou dirigeant ne peut être tenu responsable d’une perte ou d’un dommage quelconque résultant directement ou indirectement de la confiance qu’il a ainsi accordée.

4.6 Renvoi d’un membre du Comité de direction

4.6.1 Tout membre du Comité de direction peut être démis de ses fonctions par un vote à la majorité des deux tiers du Conseil d’administration au cours d’une réunion convoquée à cette fin.

4.6.2 Si le trésorier est renvoyé du Comité de direction, il peut continuer à exercer pour la province qu’il représente au Conseil en tant qu’Administrateur délégué.

5.  Chef de la direction
5.1 Le Comité de direction embauchera un Chef de la direction qui se chargera de la gestion et de l’administration de l’Association.

5.2 Les tâches et responsabilités du Chef de la direction seront établies périodiquement par le Comité de direction de concert avec le CA.

5.3 Les tâches et responsabilités précises du Chef de la direction seront stipulées dans les politiques et procédures de l’Association.

Pour les responsabilités du Chef de la direction, voir l’annexe 1.

6.  Sénat

6.1 Description

Le Sénat est un organe composé de quatre (4) ex-présidents et/ou administrateurs. Dans le cas où un nombre insuffisant d’ex-présidents sont capables d’agir comme Sénateurs, le Comité de direction désignera un ex-administrateur qui a siégé durant le mandat de l’ex-président non disponible et sa nomination devra obtenir l’appui d’au moins les 2/3 du Conseil d’administration.

6.1.1 Le Président immédiatement sortant de l’Association ou son substitut désigné présidera le Sénat.

6.1.2 Lors des réunions du Sénat, le quorum sera constitué du Président du Sénat et d’au moins deux autres membres.

6.1.3 Les Présidents sortants, lorsqu’ils quittent leur position honorablement, seront conféré la désignation de ‘Président Émérite’.

6.2 Le rôle des sénateurs

6.2.1 À la demande expresse du Comité de direction ou du CA, le Sénat conseillera le Comité de direction, le Président et le CA de manière consultative en ce qui concerne l’orientation et autres questions relatives à l’Association.

6.2.2 Remplir d’autres fonctions qui pourraient ponctuellement lui être assignées par le Conseil ou le Comité exécutif.

6.3 Les restrictions imposées au Sénat

En tant qu’organisme consultatif, le Sénat comporte les restrictions suivantes :

6.3.1 Le Sénat ne peut pas entreprendre de changement à l’intérieur de la structure de l’Association, ni faire pression en ce sens.

6.3.2 Le Sénat se rapporte au CA.

7.  Comités

7.1 Le Conseil peut créer les comités permanents ou spéciaux qui sont nécessaires pour remplir les tâches qui incombent à l’Association.

7.2 Le Comité exécutif peut ponctuellement recommander au Conseil la création d’un comité permanent ou spécial qu’il juge nécessaire pour remplir les tâches qui incombent à l’Association.

7.3 Les pouvoirs et fonctions des membres des comités sont tels que conférés ponctuellement par une résolution du Conseil d’administration.

7.4 Le président de chaque comité est nommé, et sa nomination doit être ratifiée par le Conseil.

7.5 Tout membre d’un comité peut être suspendu de ses fonctions par le Comité exécutif jusqu’à ce que le Conseil adopte une résolution à ce sujet.

8.  Sections de l’Association

8.1 Formation des sections

8.1.1 Tout groupe de 50 membres votants en règle de l’ACCP peut faire une demande de constitution de section d’intérêt spécifique au sein de l’organisation.

8.1.2 Tout groupe de 25 membres votant en règle de l’ACCP peut faire une demande de constitution de section régionale au sein de l’organisation.

8.1.3 Une section soumettra son nom à l’approbation du Conseil de l’Association, et, dans tous les cas, s’identifiera comme étant une section de l’Association. Une section ne sera pas une entité constituée. L’octroi du statut de section est à la discrétion absolue du CA.

8.1.4 L’objet d’une section doit être conforme aux règlements de l’Association.

8.1.5 Tous les membres de la section doivent être membres en règle de l’ACCP.

8.1.6 Le Conseil d’administration de l’ACCP a le pouvoir d’approuver la formation de sections, à la majorité des voix. Il a aussi le pouvoir d’abroger la charte de la section, s’il le juge dans l’intérêt de l’Association. Dans ce cas, il doit obtenir la majorité des deux tiers du Conseil.

8.2 Direction des sections

8.2.1 Les règlements administratifs d’une section et toute modification qui y est apportée doivent être approuvés par le Conseil de l’Association.

8.2.3 Chaque section doit transmettre à l’Association les noms de ses dirigeants lorsqu’ils sont élus ou nommés, ou autrement changés.

8.2.4 Chaque section doit soumettre à l’Association un rapport annuel ainsi qu’un plan d’action annuel préparés en conformité avec les exigences formulées au besoin par le CA.

8.2.5 L’Association peut imposer une cotisation additionnelle aux membres d’une section à condition que cette cotisation ait été préalablement approuvée par la section et que l’Association a été autorisée par la section de prélever une telle cotisation.

8.2.6 L’Association remettra à la section toute somme provenant de cotisations supplémentaires.

8.2.7 Les sections peuvent organiser eux-mêmes des levées de fonds supplémentaires, si ces activités n’entrent pas en conflit avec la position financière de l’Association, et ne la mettent pas en péril.

8.2.8 Sur demande, le Conseil peut approuver des subventions spéciales pour aider à l’organisation et à la constitution des sections.

9.  Partenariats avec des Organisations

9.1 L’Association peut participer à des coentreprises, des ententes de collaboration ou des partenariats avec des organismes provinciaux, nationaux ou internationaux ayant un code de déontologie, des normes et des objectifs similaires aux siens. Une telle décision doit recevoir la recommandation du Comité de direction et recueillir l’appui d’au moins les 2/3 du Conseil d’administration.

9.2 Chacun des groupes officiellement associés à l’ACCP devra verser une cotisation annuelle dont le montant sera négocié et fixé dans une entente officielle écrite, appelée « entente de partenariat ».

9.3 Toutes les ententes de partenariat doivent être révisées au moins à tous les cinq (5) ans, période qui représente également leur durée maximale.

10.  Gestion Financière

10.1 Sceau de société

Le sceau de l’Association doit avoir la forme prescrite par le Conseil; le chef de la direction, au bureau national de l’Association, en a la garde.

10.2 Vérificateurs

Les membres votants devront, lors de chaque AGA, choisir un vérificateur chargé de vérifier les livres et les états financiers annuels de l’Association afin d’en faire rapport aux membres lors de la prochaine assemblée annuelle. Le vérificateur sera ainsi nommé jusqu’à la prochaine assemblée annuelle, étant entendu que le Conseil peut pourvoir tout poste de vérificateur à combler. La rénumération du vérificateur sera fixée par le conseil d’administration.

10.3 Exercice financier

L’exercice financier de l’Association commence le 1er février et se termine le 31 janvier.

10.4 Dispositions bancaires et exécution des documents

Les contrats, les documents ou les actes qui requièrent la signature de l’Association devront être signés par deux personnes parmi les suivantes : le président, le trésorier, le chef de la direction et son/ses délégué(s), tel qu’approuvé par le comité de direction. Tous les contrats, documents ou actes ainsi signés engageront l’Association sans autre forme d’autorisation ni de formalité. Le CA pourra, au besoin et par résolution, nommer un ou plusieurs dirigeants pour qu’ils signent au nom de l’Association certains contrats, documents et actes.

Le CA peut, par résolution et au besoin :

10.4.1 Choisir la banque ou les banques dans lesquelles l’Association aura son compte ou ses comptes;

10.4.2 Prendre les dispositions nécessaires pour la garde ou la sécurité des valeurs et des biens de l’Association dans un ou des coffres bancaires;

10.4.3 Désigner et autoriser des dirigeants ou des employés de l’Association qui pourront effectuer ces transactions;

10.5  Pouvoirs du Conseil en matière d’emprunt

Le Conseil d’administration peut :

10.5.1 Emprunter de l’argent ou réunir des fonds afin de remplir ses objectifs et d’assurer son fonctionnement. Le Conseil décide du montant et des manières de réunir des fonds, y compris donner ou attribuer des titres;

10.5.2 Émettre des obligations ou des titres de l’Association;

10.5.3 Transporter en gage ces obligations et ces titres ou les vendre pour la somme et suivant le procédé qui semble le plus opportun;

10.5.4 Faire des prêts hypothécaires, hypothéquer, débiter ou constituer en gage la totalité ou une partie des biens personnels et réels, présents et à venir, de tous les engagements et les droits de l’Association afin de garantir l’argent emprunté par l’Association et

10.5.5 Le Conseil peut ponctuellement, au moyen d’une résolution, déléguer à l’un de ses dirigeants, la totalité ou une partie des pouvoirs qui lui sont conférés par les dispositions de l’article qui précède, entièrement ou dans la mesure déterminée par le Conseil dans sa résolution. Rien aux présentes ne doit limiter ou restreindre la capacité d’emprunter de l’Association en contrepartie de billets à ordre ou de lettres de change tirés, acceptés ou endossés par l’Association ou en son nom.

11.  Modification des règlements

Des modifications peuvent être apportées à la présente constitution ou à ses règlements connexes lors de Assemblée générale annuelle ou en ayant recours à des procédures sécurisées de vote électronique, en respectant les conditions suivantes :

11.1 Le Conseil d’administration doit approuver le projet de modification ou d’abrogation par la majorité des votes;

11.2 Les votes électroniques sont menés à la discrétion du Comité de direction avec l’approbation du Conseil d’administration. Cette décision dépendra, le cas échéant, de quels amendements aux Règlements généraux sont jugés d’une importance telle qu’ils nécessitent que le plus grand nombre possible de membres puissent se prononcer, justifiant ainsi le recours aux procédures de vote électronique (pour en savoir plus, reportez-vous à la section 2.4 des procédures de vote électronique). Les amendements qui ne nécessitent pas un taux de réponse le plus large possible de la part des membres seront mis de côté pour présentation lors de l’Assemblée générale;

11.3 Des copies des modifications envisagées doivent être distribuées aux membres de l’ACC trente jours avant l’Assemblée générale annuelle;

11.4 Les projets de modifications doivent être approuvés par deux tiers des membres votants présents lors de l’Assemblée générale annuelle;

11.5 Un tel appel ou amendement doit être approuvé par le Ministre d’Industrie Canada.

12.  Dissolution de l’Association

12.1 L’Association peut être dissoute par une résolution adoptée par les deux tiers de tous ses membres lors d’une Assemblée générale (électronique ou autre).

12.2 L’Association distribuera alors tous ses biens à un autre organisme qui a des objectifs semblables aux siens par résolution spéciale des membres votants

Annexe 1

A.            Généralités

En tant que chef de direction ou directeur général, le Chef de la direction de l’Association est responsable à l’égard du Conseil d’administration de l’Association de la gestion et de l’application et la régularisation de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et la réglementation, de l’exécution de la politique et des directives administratives du Conseil, ainsi que de la planification, l’organisation, la coordination et la gestion de la mise en œuvre des programmes et services de l’Association, en toute cohérence avec la législation pertinente et avec les grands paramètres énoncés dans le plan et le budget d’exploitation approuvés pour l’année.

B.            Soutien administratif du Conseil

1.     Accomplir le travail requis pour l’Association dans le cadre des larges paramètres et politiques édictés par le Conseil d’administration.

2.     Fournir le personnel et le soutien administratifs au Conseil et à ses divers comités.

3.     Être d’office membre non-votant du Conseil et de ses divers comités.

4.     Fournir au Conseil et à ses comités de l’expertise et de l’aide et rechercher de façon appropriée de l’expertise et de l’aide auprès des Membres du Conseil dans le but de faciliter l’atteinte des objectifs de l’Association.

5.     Faire régulièrement des comptes rendus au Conseil au sujet des activités de l’Association et de tout événement survenu à l’interne ou à l’externe et susceptible d’avoir une incidence considérable ou inhabituelle sur l’organisme.

6.     Fournir au Conseil le personnel auxiliaire et l’information dont il a besoin pour accomplir efficacement ses tâches, élaborer les objectifs annuels et à long terme de l’organisme et effectuer le suivi de la progression vers l’atteinte de ces objectifs.

7.     Établir le plan et le budget annuels d’exploitation, les énoncés de politique appropriés, une analyse des enjeux législatifs ou autres questions liées aux politiques ou qui influencent directement le fonctionnement de l’Association et sa capacité de mener à bien ses programmes, et présenter tous ces éléments au Conseil pour qu’il les approuve.

C.    Planification, organisation et élaboration de politiques

1.     Élaborer, faire approuver par le Conseil et maintenir un large cadre de planification de l’organisme comme pierre angulaire de la planification, de la budgétisation et des activités annuelles.

2.     Élaborer un plan annuel d’exploitation qui sera ensuite soumis à l’étude et à l’approbation du Conseil.

3.     Assurer le développement et la maintenance des systèmes d’information qui permettront une évaluation permanente de la mise en œuvre et des effets des plans de l’Association.

4.     Assurer le développement et la maintenance (selon les ressources disponibles) des mécanismes permettant le suivi et l’évaluation des effets et de l’efficacité des plans et programmes de l’Association, ainsi que de la qualité de ses programmes et services.

5.     Planifier et préparer des programmes destinés à soutenir les objectifs de l’Association et les soumettre au Conseil pour étude.

D.            Gestion des programmes

1.     Gérer la conception et la mise en œuvre efficientes et efficaces des programmes et services de l’Association dans le cadre du plan et du budget d’exploitation, le tout sous réserve d’écarts de demande et de circonstances exceptionnelles.

2.     Assurer, selon les ressources disponibles, une gamme, un niveau optimal de normes et de qualité en ce qui concerne les programmes et services de l’Association.

3.     Procurer aux programmes et au personnel de l’Association le leadership et la direction dont ils ont besoin.

4.     Déléguer des fonctions appropriées à d’autres membres du personnel, selon ce qui est jugé adapté au cas par cas.

5.     Fournir aux bailleurs de fonds des rapports périodiques au besoin.

E.            Gestion des ressources humaines

1.     Recruter, fidéliser, motiver le personnel qui relève directement du Chef de la direction, évaluer ses performances, le conseiller, prendre des mesures disciplinaires, procéder au congédiement et, sur recommandation d’employés subalternes, congédier d’autres membres du personnel ou des bénévoles à l’emploi de l’Association.

2.     Gérer la négociation des contrats de travail des employés, administrer les pratiques de l’Association relatives au personnel et conseiller le Conseil en ce qui a trait aux relations avec les employés et aux négociations de contrats.

3.     S’assurer que les programmes de l’Association sont bien dotés de personnel et de bénévoles compétents dans le cadre du budget approuvé.

4.     Assurer la mise en place et le maintien de saines pratiques et approches concernant la gestion du personnel et la rémunération, de descriptions de poste adéquates et d’un système d’évaluation régulière de la performance.

5.     Assurer le développement et la maintenance de systèmes adéquats d’information et de contrôle du personnel.

6.     Assurer le développement et la maintenance de programmes d’orientation des nouveaux employés et bénévoles et d’un programme permanent de perfectionnement du personnel.

7.     Instaurer et préserver un climat de travail qui favorise le développement des employés et des bénévoles, ainsi que l’atteinte des objectifs de l’Association.

F.             Gestion financière et budgétisation

1.     Élaborer le budget annuel et le soumettre au Conseil de l’Association pour qu’il l’étudie.

2.     Gérer l’exploitation des programmes de l’Association en respectant le cadre budgétaire approuvé, le tout sous réserve d’écarts de demande et de circonstances exceptionnelles.

3.     Fournir au Conseil des prévisions de dépenses périodiques et des rapports financiers.

4.     Assurer le développement de systèmes permettant de surveiller et de contrôler les dépenses dans le cadre budgétaire approuvé.

5.     Se doter, avec l’aide du Conseil, des ressources nécessaires à la mise en œuvre et au maintien des programmes de l’Association.

6.     Fournir aux bailleurs de fonds des rapports périodiques au besoin.

7.     Assurer l’élaboration et le maintien de politiques et de procédures de « gestion du risque » susceptibles de réduire les risques auxquels pourraient être exposés l’Association, son Conseil, le personnel, les bénévoles, les agents et les clients en ce qui a trait aux questions financières, aux relations publiques et autres éléments de risque.

G.            Relations d’affaires et avec la communauté

1.     Susciter et maintenir la confiance à l’égard de l’image et de l’intégrité de l’Association, auprès des clients, des membres du personnel, des bénévoles, des organismes affiliés, du public et des instances gouvernementales concernées.

2.     S’occuper des plaintes des clients d’une manière qui permet généralement de préserver le caractère positif des relations entre un organisme et sa clientèle dans le contexte d’un service professionnel.

3.     Prévenir le Conseil en cas d’incidents, d’événements ou d’activités susceptibles d’exposer les clients, le personnel, les bénévoles ou l’Association à un risque inhabituel, à de la censure, de la critique ou à un désaveu public.

4.     Sous réserve des politiques de l’organisme sur les communications, jouer d’emblée le rôle de principal porte-parole de l’Association auprès des médias et du public.

H.            Autorité conférée au poste

Sous réserve des versions approuvées du plan d’exploitation, du budget et des directives sur les politiques de l’Association, le Chef de la direction dispose de l’autorité requise pour remplir les responsabilités associées à la description du poste et pour répondre au besoin à des urgences légitimes. Il n’a cependant pas l’autorité d’intervenir dans les situations particulières suivantes :

Autorisation de dépenser au-delà des limites fixées dans le budget, sauf sous réserve d’écarts de demande excessifs et autres circonstances exceptionnelles, telles qu’une urgence ou des situations de crise nécessitant une intervention immédiate expressément mandatée par la loi.

I.              Délégation de responsabilités

Le Chef de la direction déterminera à l’occasion parmi les responsabilités qui lui sont assignées celles qu’il souhaite confier à des cadres supérieurs, des directeurs de service, des superviseurs, des employés, des bénévoles et autres personnes occupant des postes différents. Le titulaire du poste peut déléguer ou assigner une partie de ses responsabilités de direction, de gestion, fonctionnelles et opérationnelles, ainsi que l’autorité qui y est associée, mais il reste responsable des résultats globaux.

J.             Mesure de l’obligation de rendre des comptes

On mesurera annuellement la performance du Chef de la direction sous l’aspect de l’accomplissement des fonctions liées au poste et de l’atteinte des objectifs. L’évaluation de sa performance prendra aussi en compte la qualité de mise en œuvre du plan et du budget d’exploitation de l’Association, la gestion des événements exceptionnels et la qualité des services tels qu’ils se manifestent dans les résultats d’accréditation et les revues opérationnelles.