Politique sur la protection

ASSOCIATION CANADIENNE DE COUNSELING ET DE PSYCHOTHÉRAPIE
POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

But

Cette politique de protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de counseling et de psychothérapie (ACCP) trace les grandes lignes d'un engagement à respecter les principes et pratiques visant à protéger la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels collectés. Cette politique est conforme au Code de déontologie de l'ACCP et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDE).

L'ACCP s'est engagée à collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels de façon responsable et aux seules fins de s'assurer de la livraison efficace des biens et services qu'elle fournit.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d'une personne identifiable.  Ils comprennent des renseignements relatifs aux signes particuliers (par ex. le sexe, l'âge, l'adresse ou le numéro de téléphone), l'éducation (par ex. le diplôme, l'année de son obtention, l'institution et la spécialisation) ou les activités et points de vue (par ex. les choix exprimés par une personne, ou une évaluation d'une personne). Il faut distinguer les renseignements personnels des renseignements d'ordre commercial (par ex. l'adresse et le numéro de téléphone d'une personne au travail), qui ne sont pas protégés par la législation sur les renseignements personnels.

Accès aux renseignements personnels

Toute personne a le droit d'examiner les renseignements personnels dont l'ACCP dispose à son sujet.

Les demandes pour examiner les renseignements personnels, les changer ou les corriger, ou pour porter plainte à l'ACCP à propos de leur collecte ou utilisation devraient être adressées au responsable de la protection de la vie privé de l'ACCP.

Les employés de l'ACCP, dans l'exercice de leurs fonctions, ont accès aux renseignements personnels que l'Association possède.  Un nombre limité de personnes de l'extérieur de l'Association peuvent, dans l'exercice de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels.  Nous en restreignons l'accès et nous assurons que ces personnes suivent des principes et pratiques de confidentialité appropriés.  Ces personnes comprennent, mais sans s'y limiter, des commis-comptables, des vérificateurs, des conseillers juridiques et des entrepreneurs.

Consentement

On recherche un consentement éclairé chaque fois que des renseignements personnels sont collectés.  Toutefois, il y a parfois un consentement implicite, par exemple lorsqu'un candidat ou un membre remplit et soumet un formulaire d'adhésion à l'ACCP.  Il est implicite dans un tel processus que l'ACCP collecte ces renseignements personnels dans le contexte du processus de candidature et que le candidat consente à une telle collecte.

Mesures  de sauvegarde pour maximiser la sécurité des renseignements personnels

Emplacement de l'information sur papier

• Endroits du bureau réservés au personnel
• Politique de mise sous clé de tous les dossiers après les heures de travail
• Politique de mise sous clé de tous les endroits réservés après les heures de travail
• Politique définissant les niveaux d'accès.

Pendant le transport à un autre endroit

• Politique de garde directe des dossiers par le personnel
• Politique de mise sous clé des fichiers lorsqu'ils sont laissés sans surveillance

• Bureau à la maison

• Politique de retrait des dossiers du bureau
• Politique de mise sous clé des fichiers lorsqu'ils sont laissés sans surveillance

Emplacement des renseignements électroniques

• L'accès à l'ordinateur est restreint au personnel :
• Une protection par mot de passe pour chaque terminal
• Identification unique des utilisateurs par mot de passe
• Politique définissant les niveaux d'accès

Transfert des renseignements sur papier

• Dans une enveloppe scellée portant l'inscription « privé » ou « confidentiel » envoyée par Poste Canada ou par un service de messagerie ayant bonne réputation
• Dans une enveloppe scellée livrée par le personnel
• Dans une enveloppe scellée devant être ramassée par une personne - les enveloppes sont conservées hors de vue dans la zone d'accueil.

Transfert des renseignements électroniques

• Par courriel avec le consentement de la personne
• Par télécopieur avec une page couverture portant une clause de confidentialité
• Sur disquette, CD ou autre support d'enregistrement qui est traité avec les mêmes mesures de sécurité que l'information sur papier.

Mesures générales concernant la sauvegarde

Le personnel a reçu une formation sur les sujets suivants :

• L'importance des renseignements personnels
• L'accès aux renseignements personnels se fait selon le principe de la connaissance sélective
• La Politique de protection des renseignements personnels de l'ACCP
• La discrétion dans la collecte et l'utilisation des renseignements personnels quand on est à portée de voix d'autres personnes
• Quand enlever ou masquer l'information non nécessaire lorsqu'on fournit des copies
• Détecter et éviter le « soutirage » d'information
• Comment supprimer les renseignements personnels
• Comment éviter de discuter de renseignements personnels dans des endroits publics
• Un accroc à la Politique sur les renseignements personnels de l'ACCP entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au renvoi
• Révision annuelle avec les employés de la Politique et des pratiques concernant les renseignements personnel

Ententes sur la confidentialité et la sécurité avec les personnes suivantes :

• Employés temporaires ou contractuels
• Commis-comptables et comptables
• Conseiller juridique
• Personnel de gestion de l'immeuble

Surveillance régulière et systématique de la conformité aux politiques par le responsable des renseignements personnels ou la personne désignée.

Approche systématique pour s'assurer que le personnel change de mot de passe.

Politique d'informer les individus lorsque leurs renseignements personnels ont été mal utilisés ou détournés.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels que possède l'ACCP sur les membres et les employés seront détruits sept ans après la fin de l'adhésion ou de l'emploi à l'ACCP. Ces renseignements seront détruits de façon à protéger la confidentialité des membres ou des employés.

Ouverture

L'ACCP s'est engagée à rendre publique sa Politique de protection sur les renseignements personnels.  Nous nous efforçons de le faire par les moyens suivants :

• Le personnel est formé à fournir copie de la Politique sur demande
• Elle sera fournie à tous les employés
• Elle sera affichée à la réception de notre Association
• Elle sera affichée sur notre site web
• Elle sera envoyée aux membres
• Elle sera fournie à tout nouveau membre au moment de la signature du formulaire de consentement
• Elle sera fournie à toute nouvelle personne sur laquelle nous collectons des données.

Renseignements collectés

L'ACCP collecte des renseignements personnels sur ses membres, employés et entrepreneurs comme suit :

Catégorie :  Membres

Information recueillie

Signes particuliers

• Nom
• Âge
• Coordonnées à la maison
• Autres coordonnées
• Catégorie de membre demandée
• Catégorie de membre demandée
• Langue préférée
• Sexe
• Renseignements sur le niveau d'instruction
• Années d'expérience en counseling
• Contexte de travail
• Expériences de formation continue

Activités et points de vue

Historique des transactions avec l'Association

• Correspondance avec l'Association et lettres de référence
• Mesure disciplinaire de l'ACCP à l'égard de la personne, conformément aux délais appropriés.

Objectif principal de la collecte de données

• Base de données concernant l'admission, et mise à jour
• Base de données des Conseillers Canadiens Certifiés, et mise à jour

Autorité pour collecter des renseignements à cette fin

• Implicite

Catégorie : Employés et entrepreneurs

Renseignements recueillis

Signes particuliers

• Nom
• Coordonnées à la maison
• Coordonnées pour les urgences
• Information bancaire et de crédit
• Numéro d'assurance sociale
• Sexe
• Âge
• Instruction ou formation
• État matrimonial

Activités et points de vue

• Historique des transactions avec l'Association
• Occupation ou profession
• Participations communautaires
• Heures de travail
• Mesures disciplinaires à l'égard de l'individu
• Données financières
• Existence d'un litige avec l'Association
• Correspondance avec l'Association
• Points de vue, évaluations ou opinions au sujet de cette personne

Objectif principal de la collecte de données

• Aptitudes pour le poste

Autorité pour collecter les renseignements à cette fin

• Implicite
• Consentement écrit

Objectif secondaire de la collecte de données

• Pertinence actuelle des compétences

Autorité pour collecter les renseignements à cette fin

• Implicite

 Plaintes

Tout membre, employé ou entrepreneur ayant des plaintes à formuler à propos de la collecte, de l'utilisation ou de la sécurité des renseignements personnels que possède l'ACCP à leur sujet sera orienté vers le responsable des renseignements personnels de l'ACCP.  Toute plainte sera discutée avec le plaignant, une enquête appropriée sera menée, et une réponse sera donnée en temps opportun.  Le responsable des renseignements personnels de l'ACCP informera les plaignants de l'existence du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, dont le site Internet est www.privcom.gc.ca.

Le responsable des renseignements personnels de l'ACCP est la Directrice générale.

ACCP, novembre 2004