Procédures

Aperçu du processus d’accréditation

Basé sur les normes de l’ACCP, le processus d’accréditation nécessite :

1. la soumission d’une demande écrite qui comprend un rapport interne d’évaluation du programme. Les demandes complétées sont acceptées à tout moment et doivent être envoyées au président du conseil d’accréditation;
2. l’évaluation du programme de l’établissement par une équipe qui fait des visites sur le terrain et nommée par le conseil d’accréditation de l’ACCP, afin de déterminer si les normes sont respectées;
3. un examen périodique pour déterminer si les programmes accrédités respectent toujours ou non les normes.

Préparer l’accréditation

Avant de faire une demande officielle auprès du conseil d’accréditation, le corps professoral doit étudier les formulaires de candidature et de notation avec soin et il doit les utiliser afin de déterminer les forces et les faiblesses du programme pour lequel il demande une accréditation. La raison de cette autoévaluation est d’améliorer l’efficacité du programme et de préparer une demande officielle d’accréditation. Les étapes successives suivantes sont présentées à titre de procédures possibles pour mener une telle autoévaluation :

1. préparer et organiser le corps enseignant;
2. mettre au point le matériel requis pour remplir le formulaire de candidature;
3. demander au corps enseignant d’évaluer le degré auquel le programme répond pour chacune des normes qui sont présentées sur le formulaire de notation;
4. inviter un consultant à apporter son aide dans l’examen du programme*;
5. mettre en œuvre les changements nécessaires pour que le programme respecte les normes de l’ACCP;
6. documenter les changements apportés au programme après l’autoévaluation.

Ce processus peut prendre un minimum de six mois pour être mené à terme. Quand le corps enseignant est convaincu que son programme respecte les normes de l’ACCP, une demande officielle d’accréditation peut être faite.

La raison justifiant l’invitation d’un consultant est d’examiner le programme face aux normes d’accréditation et de fournir des commentaires au sujet des forces et des changements qui sont nécessaires pour satisfaire aux normes. Le consultant doit être un professionnel expérimenté qui a une grande expérience en formation de conseillers et en normes d’accréditation. Cette étape est recommandée mais pas obligatoire. Le consultant est choisi par le programme et financé par l’université. Le rapport du consultant est confidentiel pour l’université. Une liste des consultants potentiels peut être obtenue auprès de l’ACCP.

Normes minimales à respecter avant de faire une demande officielle d’accréditation

Bien que le degré de conformité des différentes normes puisse varier dans un programme, on s’attend à ce que la plupart des normes soient respectées de façon exemplaire. Quand une norme n’est pas respectée, le département doit faire la preuve de ses efforts et de son engagement à le faire.

Faire une demande d’accréditation

Une demande officielle d’accréditation doit comprendre :

1. une demande remplie avec la preuve qu’une autoévaluation interne a été menée au cours des six mois précédents, les extraits pertinents du calendrier universitaire des diplômés, des brochures de présentation et l’information régulièrement diffusée auprès des futurs étudiants diplômés, et toute autre documentation de soutien;
2. un formulaire de demande d’accréditation de l’ACCP rempli montrant l’état des programmes actuels;
3. une lettre d’intention où l’établissement déclare vouloir respecter les obligations financières d’une visite sur le terrain. Un responsable compétent de l’établissement doit signer cette lettre.
4. un paiement de 1 000 $ pour les frais de traitement de la demande.

L’établissement doit préparer sept copies de sa demande. Trois copies, accompagnées du chèque de 1 000 $, libellé à l’ordre de l’Association canadienne de counseling et de psychothérapie, doivent être envoyées au :

Conseil d'accréditation de l'ACCP

Sur demande, l’établissement fournira une copie complète de tout le matériel de demande à chacun des trois membres de l’équipe qui fera les visites sur place. L’établissement doit conserver une copie de la demande dans ses dossiers.

La réponse du conseil d’accréditation

Le conseil d’accréditation examine la demande d’un établissement et peut répondre de trois manières :

1. accepter la demande, ce qui signifie qu’on étudiera la possibilité d’accorder une accréditation au programme de formation de conseillers et qu’on fera une visite sur le terrain;
2. retourner la demande parce qu’elle est incomplète et exiger l’information manquante;
3. recommander que la demande soit retirée parce qu’un examen des données révèle que les normes d’accréditation du programme ne sont pas respectées. Dans ce cas, le président du conseil d’accréditation informera l’établissement de sa recommandation et en exposera la ou les raison(s). Si l’établissement juge que l’évaluation préliminaire et que la réponse sont erronées, il peut fournir de l’information supplémentaire et demander à ce que la décision soit reconsidérée. Le conseil d’accréditation se réserve le droit de prendre la décision finale.

Les visites dans les établissements

Les objectifs des visites dans les établissements sont :

1. de valider l’information présentée dans les demandes d’accréditation;
2. de comprendre les aspects du programme de formation des conseillers qu’il est difficile d’examiner à l’aide de la documentation fournie par l’établissement.

Une visite sur place typique consiste en une période de deux ou trois jours d’examen du programme. Le président du conseil d’accréditation est responsable des préparatifs suivants :

1. organiser la visite dans l’établissement;
2. envoyer le matériel lié aux procédures et aux règlements concernant les visites à la ou aux personnes désignées par l’établissement;
3. nommer l’équipe de visite dans l’établissement et désigner le président de l’équipe;
4. fournir aux membres de l’équipe de visite les instructions et les documents nécessaires.

Critères de sélection d’une personne pour les visites d’accréditation

Un membre d’une équipe chargée des visites dans un établissement doit :

1. être un membre de l’ACCP;
2. être un formateur de conseillers reconnu dans un programme de maîtrise d’une université canadienne;
3. soumettre un curriculum vitæ à jour;
4. avoir suivi une session de formation pour les visiteurs d’établissements sur les procédures d’accréditation de l’ACCP;
5. n’avoir aucun conflit d’intérêts avec le programme soumis à un examen;
6. recevoir l’approbation du conseil d’accréditation.

Les visiteurs d’établissements sont des bénévoles et ne reçoivent pas d’honoraires. Ils sont indemnisés pour leurs déplacements et leurs séjours. Les frais d’une visite sont la responsabilité de l’université qui fait une demande d’accréditation.

Composition d’une équipe de visite d’établissement

1. L’équipe qui visite un établissement se compose de trois membres nommés par le président du conseil d’accréditation.
2. Le président du conseil d’accréditation s’entretient avec l’établissement avant de sélectionner l’équipe qui fera la visite. Les membres de cette équipe doivent convenir à l’établissement tout comme au conseil d’accréditation.
3. Le président du conseil d’accréditation désigne le président de l’équipe qui fera la visite parmi les membres de cette équipe.
4. Pour minimiser les dépenses, on prendra en compte la situation géographique au moment de sélectionner l’équipe. En aucun cas cependant un membre de l’équipe ne peut être employé dans la province où est situé l’établissement.

Les fonctions du président d’une équipe de visite d’établissement

Les fonctions du président de l’équipe qui fera une visite dans un établissement sont les suivantes :

1. planifier la visite à l’avance avec les représentants désignés par l’établissement;
2. assigner leurs fonctions aux membres de l’équipe qui fera la visite;
3. présider une réunion organisationnelle au début de la visite sur le terrain;
4. organiser et superviser les activités de l’équipe qui fait la visite;
5. s’exprimer au nom de l’équipe de visite dans les entretiens avec les responsables administratifs de l’établissement;
6. recueillir les rapports des membres de l’équipe et préparer un rapport final qui sera envoyé au président du conseil d’accréditation, pas plus de quatre semaines après la visite dans l’établissement.

Le déroulement d’une visite

1. Les membres de l’équipe qui font une visite doivent programmer leur déplacement de manière à ce que les arrivées et les départs coïncident avec le début de la visite et la fin de leur travail officiel. Les membres de l’équipe ne doivent pas arriver en retard ni partir avant que le travail de l’équipe ne soit terminé.
2. Les membres de l’équipe doivent envoyer des copies de leur calendrier de déplacement à l’avance au président du conseil d’accréditation, au président de l’équipe qui fait la visite et au représentant désigné par l’établissement qui a posé sa candidature.
3. Il faut éviter que les membres de l’équipe de visite n’aient des engagements sociaux. Il faut que les membres de l’équipe aient leurs soirées libres afin qu’ils puissent s’entretenir les uns avec les autres.
4. Le président de l’équipe de visite doit tenir une réunion avec les membres de son équipe l’après-midi ou le soir qui précède le début de la visite. L’objectif de cette réunion est d’examiner le matériel pertinent, de planifier le travail de l’équipe et de répartir les responsabilités.
5. Normalement, l’équipe de visite doit planifier :
   1. d’examiner les services de bibliothèque;
   2. d’étudier le programme en profondeur avec le personnel universitaire;
   3. de rencontrer les responsables administratifs de l’établissement, y compris ceux qui ont le pouvoir de discuter de l’attitude générale de l’établissement à l’égard du programme de formation de conseillers;
   4. de rencontrer les membres du corps enseignant;
   5. de faire des entrevues avec des étudiants et des diplômés.
   L’équipe de la visite peut également demander à recevoir en entrevue le président/recteur ou son représentant.
6. Les membres de l’équipe de visite doivent s’entretenir entre eux, si nécessaire, au cours de la visite afin d’examiner l’avancée de leur travail et de planifier le reste de la visite. Ils doivent tenir une réunion à la fin de la visite pour rassembler les impressions, déterminer les exigences à respecter et dresser les recommandations préliminaires que suggère la visite.
7. Avant de partir, le président et les autres membres de l’équipe de visite doivent discuter avec les responsables et le corps enseignant de l’établissement de leurs impressions générales sur le programme. L’objectif de cette réunion est de permettre aux représentants du programme ou de l’administration de vérifier ou de corriger certaines informations.

Modèle de rapport de visite dans un établissement

Le président de l’équipe qui fait une visite sur le terrain a la responsabilité de préparer le rapport final sur la visite, même si certains aspects de ce rapport peuvent être délégués à des membres de l’équipe. L’équipe qui fait la visite doit suivre le modèle suivant :

1. Introduction

1.1 Nom de l’établissement et du département

1.2 Noms et coordonnées des membres de l’équipe qui fait la visite

1.3 Dates de la visite dans l’établissement

1.4 Programmation de l’équipe qui fait la visite

2. Évaluation par rapport aux normes de l’ACCP

Remarque : Le rapport sur la visite ne contient aucune recommandation sur l’accréditation.

Diffusion du rapport de visite dans un établissement

La préparation du rapport de visite sur le terrain est coordonnée par le président de l’équipe qui fait la visite, qui envoie ce rapport, avec tout rapport minoritaire ou supplémentaire, au président du conseil d’accréditation pas plus de quatre semaines après la visite.

Une copie de ce rapport sera envoyée au président/directeur de l’établissement qui fait une demande ou à son représentant, au doyen de la Faculté, au chef des services administratifs dont dépend le programme de formation de conseillers et au responsable du programme de formation de conseillers pour qu’ils vérifient les données ou qu’ils fassent des commentaires. L’établissement aura un mois pour répondre en fournissant du matériel supplémentaire au sujet des faits et conclusions contenus dans le rapport écrit. Aucune action ne sera engagée à partir du contenu du rapport avant la fin de cette période d’un mois.

Les types de décisions d’accréditation

Une fois que le rapport de visite sur le terrain, que la recommandation sur l’accréditation de l’équipe et que toute information supplémentaire fournie par l’établissement candidat ont été examinés, le conseil d’accréditation donne son avis sur l’accréditation. Le conseil prendra la décision de classer le programme dans l’une des trois catégories suivantes :

1. pleine approbation (pour une période de 6 ans);
2. approbation provisoire (pour une période de 3 ans);
3. refus d’approbation.

La décision prise par le conseil d’accréditation prendra effet à partir du mois de la visite dans l’établissement. Les programmes accrédités doivent verser une cotisation annuelle de 750 $ payable à la date où l’accréditation s’applique pour la première fois et à sa date anniversaire chaque année suivante.

Prise de décisions d’accréditation

1. Le conseil d’accréditation a la responsabilité de prendre toutes les décisions finales touchant l’accréditation des programmes.
2. Le conseil d’accréditation tiendra pour confidentiels tout matériel et toute délibération concernant tout établissement.
3. Deux membres du conseil d’accréditation seront nommés pour examiner l’information au sujet d’un programme particulier et pour faire des recommandations distinctes au conseil d’accréditation. Ils fourniront : (a) une copie de la demande d’accréditation du programme; (b) une copie du rapport de visite sur place; (c) une copie de la réponse de l’établissement au rapport de visite sur le terrain.
4. Aucun membre du conseil d’accréditation ne peut participer à la décision d’accréditation d’un établissement avec lequel il a eu ou a actuellement des relations officielles (p. ex. en tant que membre du corps enseignant, qu’étudiant ou qu’employé) ou pour lequel il a été membre d’une équipe de visite.
5. L’information sur la demande d’un programme sera examinée et discutée lors de la première réunion du conseil d’accréditation qui suivra la visite dans l’établissement. Après un examen attentif du matériel fourni, chaque membre autorisé du conseil d’accréditation devrait participer à la discussion et voter pour une recommandation d’accréditation (c.-à-d. pleine approbation pour 6 ans, approbation provisoire pour 3 ans ou refus d’approbation).
6. Au moins les deux tiers des membres qui votent au sein du conseil d’accréditation doivent recommander une pleine approbation ou une approbation provisoire pour qu’un programme soit classé dans cette catégorie. Les programmes qui ne reçoivent pas ce soutien se verront refuser l’approbation.
7. Le président du conseil d’accréditation rassemble et résume les recommandations des membres du conseil et il remettra des commentaires spécifiques, par écrit, à chaque établissement qui se verra accorder ou refuser l’accréditation. Tous ces commentaires seront envoyés directement au président de l’établissement ou à son représentant, ainsi qu’au responsable du programme de formation de conseillers.
8. Toute information liée aux décisions d’accréditation sera communiquée uniquement par le président du conseil d’accréditation.
9. Quand une approbation provisoire est accordée par le conseil d’accréditation, les étapes spécifiques qui doivent être suivies par l’établissement pour obtenir une pleine approbation seront spécifiées, par écrit, et envoyées au président de l’établissement ou à son représentant, ainsi qu’au responsable du programme de formation de conseillers.
10. Une approbation provisoire dure trois ans. À la fin de la deuxième année, le programme doit faire une nouvelle demande d’accréditation. À la fin des trois années, le conseil d’accréditation prendra une autre décision sur l’accréditation du programme. En aucun cas le programme ne conservera un statut provisoire pour une période de plus de trois ans. Si les normes de l’ACCP ne sont pas respectées par le programme à la fin des trois ans, le refus du programme sera automatique à moins que l’établissement ne choisisse de retirer sa candidature. Une pleine approbation dure six ans. À la fin de la cinquième année, le programme doit faire une nouvelle demande d’accréditation.
11. Pour conserver son accréditation, un programme devra soumettre au président du conseil d’accréditation un bref rapport annuel et un rapport plus détaillé à mi-parcours du cycle d’accréditation. Le conseil d’accréditation examinera ce rapport et le président donnera une réponse écrite à cette demande chaque année.

Avis à l’établissement

Le président du conseil d’accréditation enverra une copie de la décision du conseil d’accréditation, avec des commentaires particuliers, au président/recteur de l’établissement ou à son représentant et au responsable du programme de formation de conseillers. L’établissement sera informé de ses droits à faire appel à une décision défavorable et du délai pour interjeter appel. Une décision de refus ne sera pas officialisée avant une période d’un mois après que l’établissement ait été avisé de ses droits à faire appel.

Procédures d’appel

Une décision de refus d’approbation du conseil d’accréditation peut faire l’objet d’un appel pendant une période d’un mois après que la décision a été prise et qu’un avis a été envoyé. La procédure d’appel se déroule comme suit.

1. L’établissement fait appel en écrivant au conseil d’accréditation pour expliquer ses raisons de demander un réexamen de la décision.
2. Le conseil d’accréditation aura la responsabilité de nommer un jury d’appel constitué d’un minimum de trois membres. Ces derniers doivent être admis par l’établissement.
3. Si une autre visite dans l’établissement est jugée appropriée par le jury d’appel et acceptée par l’établissement qui fait appel, cet établissement doit payer les dépenses sur les lieux encourues par le jury d’appel.
4. Le jury d’appel, après examen du matériel pertinent à partir duquel la décision du conseil d’accréditation a été prise, décidera de la suite à donner à l’appel. Ce jury d’appel peut décider de :
   1. confirmer la décision du conseil d’accréditation. Le conseil d’accréditation recevra de la part du jury d’appel un avis écrit donnant les raisons de la décision du jury;
   2. annuler la décision du conseil d’accréditation et prendre la décision qu’il juge appropriée. Le conseil d’accréditation recevra de la part du jury d’appel un avis écrit expliquant les raisons qui motivent la décision du jury.
5. Le président du conseil d’accréditation enverra la décision du jury d’appel au président de l’établissement ou à son représentant et au responsable du programme de formation de conseillers.
6. La décision du jury d’appel est finale.
7. Un établissement candidat à qui on a refusé l’approbation peut refaire une demande d’accréditation après une période de un an.

Confidentialité et diffusion

Conformément aux pratiques acceptées en matière d’accréditation, le conseil d’accréditation considère tout matériel d’accréditation concernant un établissement comme confidentiel. À la demande d’un établissement, toutefois, l’information peut être mise à la disposition d’autres agences d’accréditation reconnues qui ont accrédité l’établissement ou auprès desquelles celui-ci demande l’accréditation. Dans le cas contraire, l’information ne peut être divulguée que si le conseil d’accréditation est légalement obligé de le faire.

Le conseil d’accréditation fera paraître automatiquement les listes des programmes accrédités dans la Revue canadienne de counseling et de psychothérapie, y compris l’année prévue pour le prochain examen. Les listes des programmes accrédités pourront être distribuées aux organisations, agences ou personnes qui s’y intéressent.

Une fois que le processus d’accréditation est terminé, les programmes accrédités recevront un certificat d’accréditation.